워터마크는 의외로 우리 주변에서 흔히 찾아볼 수 있습니다. 대표적으로 지폐에는 위조 방지를 위해 워터마크가 새겨져 있죠. 워터마크의 시작은 중세로 거슬러 올라가는데, 당시 교회에서는 암호문을 작성할 때 투명한 그림을 삽입했습니다. 그 후, 1661년 스톡홀름에서 지폐에 적용된 것이 현대적 의미의 워터마크의 시초로 여겨집니다. 오늘날 워터마크는 지폐, 우표, 여권 같은 물리적 문서는 물론, 디지털 이미지에도 저작권 보호를 위해 사용됩니다.
이번 포스트에서는 특히 기업 문서 보안을 위한 워터마크 사용에 대해 소개하겠습니다. 기업에서 워터마크를 활용하는 주된 이유는 출력된 문서가 누구에 의해 생성되었는지 확인하기 위해서입니다. 문서에 작성자의 정보를 삽입하여 함께 인쇄하면, 문서의 출처를 추적할 수 있어 보안이 강화됩니다. 중요한 문서가 제재 없이 무단으로 출력되거나 복사된다면, 기업에 큰 보안 위협이 되겠죠. 이런 이유로 많은 기업들이 워터마크를 도입해 다양한 방식으로 활용하고 있습니다.
다시 말해 워터마크는 문서에 식별정보를 추가하여 출처를 알 수 있도록 해 회사의 중요자산을 보호할 수 있도록 한 출력물 보안 기능입니다. 워터마크는 일반적으로 문서의 배경에 CI 혹은 식별정보를 삽입하여 문서가 복사되거나 전송될 때 원본과 구별할 수 있도록 하며, 무단 사용을 방지하는 데 도움을 줍니다.
대표적인 워터마크 종류에는 다음과 같은 것들이 있습니다:
1. 이미지/텍스트 워터마크: 회사 로고나 특정 텍스트를 문서 배경에 삽입하여 문서의 무단 복제를 방지합니다.2. 풋노트(각주) 워터마크: 문서 하단에 표시되며, 작성자 정보나 출력 일시 등을 기록하며, 시각적 방해를 최소화하면서도 중요한 정보를 포함할 수 있습니다.
3. QR코드/바코드 워터마크 : 특정 정보를 담은 QR코드 또는 바코드를 삽입해 문서의 추적을 가능하게 합니다.
워터마크는 PC를 통해 추가하는 것과 복합기 솔루션을 통해 삽입하는 방법이 있습니다.
그렇다면 차이는 무엇일까요?
- 비용 구조
- PC Agent 방식: 설치되는 PC마다 별도의 라이선스가 필요해, 많은 수의 직원이 있는 규모가 큰 회사에서 PC Agent 방식으로 워터마크를 도입할 시에는 비용이 누적됩니다.
- 복합기 서버 방식: 복합기 서버에 한 번의 워터마크 프로그램 설치로 다수의 복합기와 사용자에게 적용 가능하며, 복합기 네트워크에 속한 장비들에서 통합적으로 활용할 수 있어 비용 효율적입니다.
- 보안 측면
- PC Agent 방식: 개별 PC에서 실행되므로, 사용자나 특정 작업(사외 출력, 공문서 등)에 대한 보안 정책을 유연하게 적용할 수 있습니다.
- 복합기 서버 방식: 모든 출력물에 대해 중앙 통제를 적용하며 결재예외처리로 관리 역시 가능합니다.공식적으로 외부로 반출되는 문서와 같은 경우 워터마크를 삭제해야 하기 때문에 이러한 결재예외기능은 유용합니다.
- 제어측면
- PC Agent 방식: 개별 PC에 대한 제어로 개별 PC생성 문서에 대한 워터마크 적용이 가능합니다. 변경 정책 적용 시 각 에이젼트 별 업데이트로 인해 일정 시간이 소요될 수 있습니다.
- 복합기 서버 방식: 출력문서 별 관리자 승인을 통한 개별 제어가 가능합니다. 정책 변경 시 서버 모듈에서만 관리되므로 즉시 모든 사용자에게 적용됩니다.
추가로, MAC OS 지원 사항이 궁금하실 수 있는데요. 각 Agent마다 지원 내용이 조금씩 다를 수 있어, 정확한 세부 사항은 공급업체별로 비교해보시는 것이 좋습니다. 신도리코에서 제공하는 워터마크는 Windows와 MAC OS 모두에서 일관된 출력물 보안을 지원하며, MAC OS에서도 사내에서 생성되는 모든 문서에 보안 정책을 동일하게 적용할 수 있습니다.
문서 보안의 중요성이 나날이 커지는 현대사회에서, 워터마크는 기업의 문서보안을 위한 더더욱 중요한 기능으로 자리잡고 있습니다.
따라서 워터마크 도입을 고려하고 있다면, 신도리코 워터마크 기능은 좋은 선택이 될 것입니다. 더욱 자세한 사항은 신도리코 복합기 전문가와 상담해보세요.