가장 아날로그 적인 방식이 오히려 보안 관리에는 가장 어렵다고 합니다.
기업들은 보안에 많은 투자를 하고 있습니다. 출입 통제, 네트워크 보안, 이메일 보안 등 다양한 보안 시스템을 구축하고 있는데 가장 어려운 분야 중 하나가 문서 보안입니다. 출력을 통해 주요 정보가 유출될 수 있기 때문에 첨단 기업들의 경우 문서 보안에 많은 투자를 하고 있습니다.
문서의 외부 유출을 완전히 차단하기 위해 보안 용지를 사용하는 SK하이닉스, LG디스플레이, CJ제일제당, 대상 등과 같은 기업들도 있습니다만, 높은 비용으로 인해 많은 기업에서 사용하기에는 어렵습니다.
문서보안솔루션, 누가 언제 어떤 장비로 무엇을 사용했는가? 라는 관점에서 알려드리겠습니다.
1. 사용자 정보
복합기는 프린트, 복사, 스캔, 팩스 등 다양한 문서를 생성하거나 발송하는 기능을 가지고 있습니다. 문서보안을 하기 위해서는 누가 사용하는지 그리고 그것을 사용할 권한이 있는지를 인지하는 것이 중요합니다.
복합기 권한 허가를 위해 기업의 인사 데이터와 연동하여 각 사용자에게 맞는 권한을 부여합니다. 복합기에 접근한 사용자를 정확히 인식하여 사용한 이력과 내용을 저장하고 관리합니다.
휴일 사용자, 대량 사용자 등 평소와 다른 사용 이력이 발생할 경우 관리자에게 알림을 보내는 기능과 퇴직자의 최근 사용 이력을 모니터링 할 수 있는 시스템도 제공합니다.
2. 문서 정보
모든 사용자의 복합기 사용이력과 이미지가 보안 서버에 암호화되어 저장됩니다. 문서보안 서버에 접근할 수 있는 보안 역시 강화했습니다. 이와 같은 보안 수준을 통해 기업은 자산을 보호하는 것과 동시에 법적·규제적 요구사항도 충족할 수 있습니다.
3. 추가 보안 기능
문서 보안 솔루션은 여러 추가적인 강력한 기능을 제공하며, 그중에서도 두 가지 중요한 기능이 있습니다.
첫 번째로는 워터마크 기능입니다. 워터마크는 문서 보안에서 매우 기본적이고 효과적인 보안 수단입니다. 워터마크는 복합기 서버에서 문서에 보안 정보를 삽입하여, 출력된 문서가 유출되더라도 누가, 언제 출력했는지 쉽게 추적할 수 있게 도와줍니다. 특히 기업 내부에서 기밀 문서가 외부로 유출되었을 때, 워터마크는 중요한 단서가 될 수 있습니다.
두 번째로 중요한 기능은 개인정보 마스킹입니다. 금융, 공공기관 등에서는 문서 내에서 민감한 개인정보가 노출될 수 있습니다. 이때 개인정보 마스킹의 텍스트 인식 기술을 통해 문서 내에 포함된 개인정보를 자동으로 탐지하고, 해당 부분을 마스킹 처리합니다. 이를 통해 외부로 유출되거나 공유될 때 개인정보가 노출되는 것을 방지할 수 있습니다.
문서 보안을 위해서는 다양한 위협 요소와 취약점을 분석하고 대응하는 작업이 필요하며, 전문가의 도움이 필수적입니다.
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